Vérification des garanties financières - Bureau de la vérification et de l'éthique

Résumé

Contexte

La vérification des garanties financières relève de la Commission canadienne de sûreté (CCSN) et fait partie du Plan de vérification fondé sur les risques de la CCSN approuvé pour les exercices 2017-2018 à 2019-2020.

Selon le paragraphe 24(5) de la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires (LSRN), les permis peuvent être assortis des conditions que la Commission estime nécessaires à l’application de la présente loi, notamment le versement d’une garantie financière sous une forme que la Commission juge acceptable. La garantie financière doit être suffisante pour couvrir le coût des activités de déclassement d’un titulaire de permis. Depuis l’entrée en vigueur de la LSRN en 2000, la CCSN a exigé des garanties financières pour le déclassement de toutes les grandes installations nucléaires du Canada.

Objectif, portée et stratégie de la vérification

La présente vérification a pour objectif de donner l’assurance raisonnable au président de la CCSN, aux membres du Comité ministériel de vérification (CMV) et à la direction de la CCSN que des contrôles internes et des processus de surveillance continue liés aux garanties financières sont élaborés, communiqués et mis en oeuvre.

La vérification portait sur les contrôles internes et la surveillance des garanties financières pour la période allant jusqu’à juillet 2017.

La portée de la vérification a été déterminée lors de la réunion du CMV de novembre 2017, où l’on a décidé de limiter la portée de la vérification et d’aborder d’autres aspects du Programme des garanties financières (p. ex. gouvernance et élaboration de politiques) à une date ultérieure.

La portée de la vérification exclut ce qui suit :

• les activités et contrôles liés aux garanties financières réalisés par le personnel de la CCSN avant que la Commission ou un fonctionnaire désigné ne prenne une décision sur l’acceptabilité des instruments de garantie financière
• le Programme des garanties financières pour les substances nucléaires et les appareils à rayonnement, les installations nucléaires et l’équipement réglementé de catégorie II, qui est couvert par le programme d’assurance des garanties financières de la CCSN

Le travail de vérification a été réalisé entre novembre 2017 et février 2018, et comprenait :

• des entrevues avec les principaux employés de la CCSN qui participent à l’examen, au suivi et à la surveillance des garanties financières un examen de la documentation pertinente, de la documentation des processus et des systèmes employés pour le suivi et la surveillance des garanties financières
• un examen de la documentation pertinente, de la documentation des processus et des systèmes employés pour le suivi et la surveillance des garanties financières
• une évaluation détaillée des garanties financières associées à un échantillon de titulaires de permis de la CCSN

L’évaluation de la planification de la vérification a permis de cerner les secteurs d’intérêt suivants :

• Secteur d’intérêt 1 ‒ Des contrôles internes et des processus de surveillance continue adéquats liés aux garanties financières sont élaborés, communiqués et mis en oeuvre.

Résumé des observations

Toutes les observations découlant de la vérification ont trait aux instruments de garantie financière relevant de la présente vérification, pour la période allant jusqu’en juillet 2017.

Contrôles internes

Les vérificateurs ont observé, après avoir examiné un échantillon de garanties financières, que la valeur de ces garanties était adéquate par rapport aux décisions de la Commission quant aux coûts estimés du déclassement, et que les garanties financières étaient toujours en vigueur (c.-à-d. qu’elles ne sont pas encore expirées). Ils ont également constaté que la CCSN n’a pas défini ni mis en oeuvre de contrôles internes adéquats en ce qui a trait à :

• la maintenance d’un système d’enregistrement détaillé et consolidé pour le suivi des instruments de garantie financière
• la réception des instruments de garantie financière originaux (p. ex. lettres de crédit, accords de fiducie, accords de sécurité d’accès et cautionnements) des titulaires de permis
• la validation des instruments de garantie financière par rapport à l’orientation ou la décision de la Commission ou du fonctionnaire désigné
• la consignation des détails des instruments de garantie financière (p.ex. montants, modalités, dates d’expiration, obligations permanentes du titulaire de permis en matière de production de rapports)
• la conservation en toute sécurité des ententes et des instruments de garantie financière originaux (et signés dans certains cas)

Surveillance

Les vérificateurs ont constaté que les exigences, processus, procédures, rôles ou responsabilités du personnel de la CCSN en ce qui a trait à la surveillance constante des garanties financières ne sont pas clairement définis.

L’absence de processus de surveillance pourrait faire en sorte que la CCSN ne soit pas en mesure de surveiller sur une base continue et avec exactitude la validité des garanties financières des titulaires de permis pour s’assurer qu’ils sont en mesure de financer le coût des activités de déclassement.

Conclusion

Les vérificateurs ont constaté que la valeur des garanties financières était adéquate par rapport aux coûts de déclassement estimés par la Commission, et que la date d’expiration des garanties financières était conforme à la date d’expiration des permis.

Cependant, ils ont également observé que la CCSN n’a pas formulé de définition claire des contrôles internes ou des rôles et responsabilités du personnel de la CCSN liés à la réception, à la validation, à la consignation et à la protection des instruments de garantie financière. En outre, la CCSN ne s’est pas dotée d’un système détaillé et consolidé pour assurer le suivi des garanties financières, système qui aiderait la CCSN à définir clairement les exigences, les processus, les procédures, les rôles et les responsabilités du personnel de la CCSN en ce qui a trait à la surveillance continue des garanties financières.

Les résultats de la vérification ont été transmis à la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO), qui agira en conséquence. On aura ensuite l’assurance raisonnable que des activités de contrôle interne sont élaborées et mises en oeuvre, tout comme la surveillance continue des activités visées par une décision prise lors des audiences de la Commission.

Le Bureau de la vérification et de l’éthique (BVE) tient à remercier la direction et le personnel pour leur appui tout au long de ce travail de vérification.

La stratégie de vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et a été appuyée par le programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du BVE.

Introduction

Contexte

Selon le paragraphe 24(5) de la LSRN, les permis peuvent être assortis des conditions que la Commission estime nécessaires à l’application de la présente loi, notamment le versement d’une garantie financière sous une forme que la Commission juge acceptable. La garantie financière doit être suffisante pour couvrir le coût des activités de déclassement d’un titulaire de permis. Depuis l’entrée en vigueur de la LSRN en 2000, la CCSN a exigé des garanties financières pour le déclassement de toutes les grandes installations nucléaires du Canada.

Les titulaires de permis des grandes installations doivent élaborer et soumettre à la CCSN un plan acceptable de déclassement, incluant une estimation réaliste des coûts d’exécution de ces activités de déclassement par le titulaire de permis et les garanties financières proposées pour financer ces activités.

Avant que la Commission n’accepte les garanties financières, le personnel de la CCSN procède à des évaluations techniques pour s’assurer que les garanties financières proposées par le titulaire de permis répondent aux critères suivants :

• Liquidité – Les garanties financières peuvent-elles être utilisées au moment opportun?
• Valeur garantie – La valeur de la garantie financière est-elle assurée?
• Valeur adéquate – La valeur de la garantie financière est-elle suffisante pour couvrir les coûts de déclassement?
• Continuité – La garantie financière est-elle maintenue sur une base continue, jusqu’à ce que les fonds soient requis pour couvrir le coût des activités de déclassement?

(Une version détaillée de ces critères se trouve à l’annexe A.)

Les résultats de ces évaluations techniques du personnel de la CCSN sont rapportés à la Commission ou à un fonctionnaire désigné, qui en tiendra compte lors de la prise de décisions concernant les permis.

Une fois que la Commission ou le fonctionnaire désigné accepte la garantie financière proposée, les titulaires de permis doivent remettre à la CCSN les instruments financiers (p. ex. documents juridiquement contraignants) qui encadrent la garantie financière. Il s’agit, par exemple, de lettres de crédit, d’accords de fiducie, de cautionnements et de garanties de l’organisation du titulaire de permis. Ces instruments de garantie financière sont transmis aux membres du personnel de la CCSN et conservés par ces derniers.

Autorité

La vérification des garanties financières relève de l’autorité de la CCSN et fait partie du Plan de vérification fondé sur les risques de la CCSN pour 2017-2018 à 2019-2020.

Objectif, portée et stratégie de la vérification

La présente vérification a pour objectif de donner l’assurance raisonnable au président de la CCSN, aux membres du Comité ministériel de vérification (CMV) et à la direction de la CCSN que des contrôles internes et des processus de surveillance continue liés aux garanties financières sont élaborés, communiqués et mis en oeuvre.

La vérification portait sur les contrôles internes et la surveillance des garanties financières pour la période allant jusqu’à juillet 2017.

La portée de la vérification a été déterminée lors de la réunion du CMV de novembre 2017, où l’on a décidé de limiter la portée de la vérification et d’aborder d’autres aspects du Programme des garanties financières (p. ex. gouvernance et élaboration de politiques) à une date ultérieure.

La portée de la vérification exclut ce qui suit :

• les activités et contrôles liés aux garanties financières réalisés par le personnel de la CCSN avant que la Commission ou un fonctionnaire désigné ne prenne une décision sur l’acceptabilité des instruments de garantie financière
• le Programme des garanties financières pour les substances nucléaires et les appareils à rayonnement, les installations nucléaires et l’équipement réglementé de catégorie II, qui est couvert par le programme d’assurance des garanties financières de la CCSN

Le travail de vérification a été réalisé entre novembre 2017 et février 2018, et comprenait :

• des entrevues avec les principaux employés de la CCSN qui participent à l’examen, au suivi et à la surveillance des garanties financières
• un examen de la documentation pertinente, de la documentation des processus et des systèmes employés pour le suivi et la surveillance des garanties financières
• une évaluation détaillée des garanties financières associées à un échantillon de titulaires de permis de la CCSN
  

Taille de l’échantillon et méthodologie

Le BVE a évalué 51 instruments de garantie financière, y compris toutes les lettres de crédit (39) qui ont été remises à l’équipe de vérification. En outre, le BVE a créé un autre échantillon composé de cautionnements et d’accords de fiducie (12 en tout). La stratégie adoptée visait à évaluer les caractéristiques suivantes des garanties financières sélectionnées, ou à leur attribuer de telles caractéristiques :

• Valeur adéquate – La valeur de la garantie financière est-elle suffisante pour couvrir les coûts de déclassement, conformément à ce qui a été décidé lors de l’audience de la Commission?
• Continuité – La date d’expiration de la garantie financière est-elle conforme à la date d’expiration du permis?
• Tenue des dossiers – Les détails clés des instruments de garantie financière sont-ils conservés dans un système de tenue de dossiers?
• Protection – À quel endroit les garanties financières (instruments d’appui, accords et documentation) sont-elles conservées?

Les résultats d’analyse de ces échantillons sont présentés à l’annexe B, où l’on a indiqué que chaque garantie financière d’un titulaire de permis peut être composée de plusieurs instruments pour un seul permis.

Secteurs d’intérêt et critères de vérification

La vérification portait sur le secteur d’intérêt et les critères suivants :

Secteur d’intérêt 1 ‒ Des contrôles internes et des processus de surveillance continue adéquats liés aux garanties financières sont élaborés, communiqués et mis en oeuvre.

Critère 1.1 ‒ Des contrôles internes adéquats, incluant des systèmes et des mécanismes de validation, sont élaborés et mis en oeuvre.

Critère 1.2 ‒ Des processus de surveillance sont en place; ils sont bien consignés et efficaces pour atténuer les risques.

Énoncé de conformité

La stratégie de vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et a été appuyée par le programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du BVE.

Observations et recommendations

Toutes les observations découlant de la vérification ont trait aux instruments de garantie financière relevant de la présente vérification, pour la période allant jusqu’en juillet 2017.

Secteur d’intérêt 1 – Contrôles internes et surveillance

Ce secteur d’intérêt vise à déterminer la mesure dans laquelle la CCSN a défini et instauré des contrôles internes pour le suivi et la surveillance des garanties financières afin de s’assurer que les critères de la CCSN à cet égard sont toujours respectés.

Critère 1.1 ‒ Des contrôles internes adéquats, incluant des systèmes et des mécanismes de validation, sont élaborés et mis en oeuvre

Les vérificateurs ont déterminé la mesure dans laquelle des contrôles internes ont été élaborés et mis en oeuvre pour que la CCSN, une fois les propositions de garantie financière des titulaires de permis acceptées par la Commission ou un fonctionnaire désigné, puisse obtenir l’assurance que la garantie financière en question continue de répondre aux critères d’acceptabilité (p. ex. valeur adéquate) définis à l’annexe A.

Types de garanties financières

La CCSN accepte un vaste éventail d’instruments de garantie financière. Certaines garanties financières reposent sur un seul instrument (p. ex. lettre de crédit), alors que d’autres sont fondées sur plusieurs instruments du même type (p. ex. deux lettres de crédit ou plus) ou de types différents (p. ex. une lettre de crédit, un accord de fiducie et une garantie du titulaire de permis) pour un même titulaire de permis.

Le graphique ci-dessous illustre l’éventail possible d’éléments que peut comprendre une seule garantie financière, incluant les divers engagements et la documentation justificative à recueillir, à tenir à jour et à contrôler par la CCSN. Dans ce graphique, le montant de la garantie financière est de 100 M$, pour couvrir les coûts futurs d’un déclassement.

Instrument de garantie financière	Détails de l'instrument de garantie financière	Montant de la garantie financière	Documentation à l'appui de la garantie financière
Lettre do crédit no 1	Lettre de crédit initiale = 10 M$ Modification no 1= 5 M$ Modification no 2= 5 M$	20 M$	Version originale de la lettre de crédit initiale Version originale de la modification no 1 Version originale de la modification no 2
Lettre de crédit no 2	Lettre de crédit initiale = 40 M$	40 M$	Version originale de la lettre de crédit
Compte en fiducie	Entente fiduclaire et calendrier des contributions	30 M$	Entente fiduciaire originale signée Relevé de dépôt relatif à l'entente fiduciare Accord de sécurite financière et d'acces original signé
Garantie de l'organisation	Engagement pris par l'organisation pour financer tout écart entre les coûts de déclassement et les autres éléments de la garantie financière	10 M$	Accord de garantie original signé

En ce qui a trait à l’administration des divers instruments de garantie financière, dont la complexité varie, les vérificateurs ont constaté que la CCSN ne possède pas de système détaillé et consolidé lui permettant d’effectuer un suivi des garanties financières. Ces dernières sont actuellement consignées sur des feuilles de calcul distinctes, gérées de façon inégale par la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) et la Direction générale des services de gestion (DGSG). L’absence d’un système centralisé pour saisir, consigner et suivre les instruments de garantie financière ne procure pas l’assurance que l’on dispose d’une information exacte et complète sur des éléments tels que la nature, le montant et la date d’expiration de ces instruments.

Contrôles internes liés aux garanties financières

En 2000, la CCSN a publié le document d’application de la réglementation G-206, Les garanties financières pour le déclassement des activités autorisées, qui fournit de l’information aux titulaires de permis sur les exigences de la CCSN en matière de garanties financières. Le guide contient, entre autres :

• les critères d’acceptabilité des garanties financières de la CCSN et ses exigences à cet égard
• des exemples de types de garanties financières qui pourraient être acceptées (p. ex. lettres de crédit, cautionnement, assurance)
• une disposition prévoyant l’examen périodique des garanties financières par la CCSN

La CCSN a également publié des instructions de travail internes Comment analyser et effectuer le suivi des garanties financières (How to: Review and Track Financial Guarantees), qui décrivent le processus, les critères d’acceptabilité et les rôles de la CCSN (p. ex. DGRO, DGSG, Services juridiques) en ce qui a trait à l’examen des propositions de garanties financières fournies par les titulaires de permis.

Ces instructions de travail décrivent également le processus permettant de générer un examen sommaire et un rapport contenant des conclusions et recommandations à l’intention de la Commission.

Même si ces instructions de travail décrivent les contrôles internes liés à l’administration des garanties financières par la CCSN, elles visent essentiellement les activités de contrôle interne qui sont exécutées avant l’étude et la décision de la Commission (ou du fonctionnaire désigné) sur l’acceptabilité d’une proposition de garantie financière d’un titulaire de permis, ou en appui à cette proposition.

En ce qui a trait aux activités de contrôle interne qui ont lieu une fois que la Commission (ou le fonctionnaire désigné) a rendu une décision sur une proposition de garantie financière, on a constaté que la CCSN n’a pas formulé de définition claire de ces contrôles internes, ni des rôles et responsabilités du personnel de la CCSN concernant :

• la réception matérielle des versions originales des instruments de garantie financière et des accords (p. ex. lettres de crédit, accords de fiducie, accords de sécurité financière et d’accès, cautionnements) qui composent la garantie financière du titulaire de permis
• la validation des instruments de garantie financière par rapport à la décision ou l’orientation de la Commission (ou du fonctionnaire désigné)
• la consignation des détails des instruments de garantie financière (p. ex. montants, modalités, dates d’expiration, obligations permanentes du titulaire de permis en matière de déclaration)
• la conservation en toute sécurité des ententes et des instruments de garantie financière originaux (et signés dans certains cas)

Des renseignements ont été recueillis dans le cadre d’entrevues, de descriptions détaillées des processus, d’examens de la documentation et de l’analyse d’un échantillon de garanties financières. La stratégie adoptée visait à évaluer les caractéristiques suivantes des garanties financières sélectionnées, ou à leur attribuer de telles caractéristiques :

• Valeur adéquate
• Continuité
• Tenue des dossiers
• Protection

Voici les observations formulées concernant les caractéristiques des instruments sélectionnés. D’autres détails sont présentés à l’annexe B – Sommaire des résultats d’analyse de l’échantillon vérifié.

Valeur adéquate

Pour toutes les garanties financières de l’échantillon (24 sur 24; 100 %), la valeur des garanties financières a été jugée suffisante pour couvrir les coûts de déclassement, tels qu’acceptés par la Commission.

Continuité

Pour toutes les garanties financières de l’échantillon (24 sur 24; 100 %), la date d’expiration de la garantie financière est conforme à la date d’expiration du permis.

Tenue des dossiers

On a constaté des lacunes quant aux contrôles internes visant une saisie exacte et complète des renseignements nécessaires au suivi des garanties financières. Les détails de la majeure partie des garanties financières de l’échantillon étaient incomplets (p. ex. dossier détaillé de tous les instruments et accords connexes qui composent la garantie financière); ces lacunes nuisent au suivi et à la surveillance des garanties financières tout au long de leur durée de vie.

Les lacunes observées quant à la tenue des dossiers des garanties financières ne procurent pas à la direction l’assurance que la CCSN sera en mesure de suivre adéquatement l’état des garanties financières au fil du temps pour s’assurer que les garanties financières du titulaire de permis continuent de répondre aux critères de liquidité, de valeur garantie, de valeur adéquate et de continuité, et que des ressources financières seront donc disponibles pour financer le coût du déclassement.

Protection

En outre, on a constaté une absence de contrôle sur la conservation matérielle et la protection des instruments de garantie financière et de la documentation connexe. Les entrevues menées avec des représentants de la DGRO, de la DGSG et des Services juridiques ainsi que nos tentatives pour examiner les instruments de garantie financière associés à un échantillon de permis confirment que la CCSN n’exerce pas un contrôle adéquat sur la conservation matérielle et la protection de ces instruments; par conséquent, la CCSN ne peut confirmer qu’elle possède une série à jour et complète d’instruments liés aux garanties financières de chaque titulaire de permis.

En outre, les pratiques sont inégales en ce qui a trait à la conservation des versions originales par rapport aux versions numérisées des instruments de garantie financière.

L’absence de contrôles de protection de la documentation associée aux garanties financières accroît le risque que la CCSN ne soit pas en mesure d’utiliser ces garanties pour couvrir les coûts d’un déclassement, au besoin, surtout dans les cas où la CCSN doit présenter les originaux des documents de garantie financière (p. ex. lettre de crédit originale) pour débloquer les fonds ou puiser dans ces fonds.

Conclusion ‒ Critère 1.1

Les vérificateurs ont observé, lors de l’analyse d’un échantillon de garanties financières, que la valeur des garanties financières était adéquate par rapport aux décisions de la Commission quant aux coûts de déclassement estimés, et que les garanties financières étaient toujours en vigueur.

Cependant, la CCSN n’a pas défini ou instauré de contrôles internes adéquats concernant :

• la maintenance d’un système d’enregistrement détaillé et consolidé pour le suivi des instruments de garantie financière
• la réception des instruments de garantie financière originaux (p. ex. lettres de crédit, accords de fiducie, accords de sécurité financière et d’accès et cautionnements) des titulaires de permis
• la validation des instruments de garantie financière par rapport à l’orientation ou la décision de la Commission ou du fonctionnaire désigné
• la consignation des détails des instruments de garantie financière (p. ex. montants, modalités, dates d’expiration, obligations permanentes du titulaire de permis en matière de déclaration)
• la conservation en toute sécurité des ententes et des instruments de garantie financière originaux (et signés dans certains cas)

Les lacunes observées quant à la tenue des dossiers des garanties financières ne procurent pas à la direction l’assurance que la CCSN sera en mesure de suivre adéquatement l’état des garanties financières au fil du temps pour s’assurer que les garanties financières du titulaire de permis continuent de répondre aux critères de liquidité, de valeur garantie, de valeur adéquate et de continuité, et que des ressources financières seront donc disponibles pour financer le coût d’un déclassement.

En outre, les lacunes des contrôles internes liés à la protection de la documentation associée aux garanties financières ne donnent pas l’assurance que la CCSN sera en mesure d’utiliser ces garanties pour couvrir les coûts d’un déclassement, au besoin, surtout dans les cas où la CCSN doit présenter les originaux des documents de garantie financière (p. ex. lettre de crédit originale) pour débloquer les fonds ou puiser dans ces fonds.

Recommandation 1 – Critère 1.1

On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires (DRCIN) de la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) prenne les mesures appropriées pour établir et tenir à jour un répertoire exhaustif des instruments de garantie financière qui étayent les garanties financières des titulaires de permis.

Recommandation 2 – Critère 1.1

On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires (DRCIN) de la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) prenne les mesures appropriées pour définir des contrôles internes, incluant les rôles et les responsabilités, et les mettre en oeuvre, et pour instaurer un système qui favoriserait l’exhaustivité et l’uniformité des activités suivantes :

• la réception des instruments de garantie financière originaux des titulaires de permis
• la validation des instruments de garantie financière par rapport à l’orientation ou la décision de la Commission ou du fonctionnaire désigné
• la consignation des détails des instruments de garantie financière (p. ex. montants, modalités, dates d’expiration, obligations permanentes du titulaire de permis en matière de production de rapports)
• la conservation en toute sécurité des accords et des instruments de garantie financière originaux

Critère 1.2 ‒ Des processus de surveillance sont en place; ils sont bien documentés et efficaces pour atténuer les risques

Les vérificateurs ont évalué la mesure dans laquelle des processus de surveillance des garanties financières ont été définis et mis en oeuvre. Les processus de surveillance comprennent généralement :

• la tenue à jour continue d’un dossier complet et exact contenant les détails de l’instrument de garantie financière
• la surveillance de la conformité du titulaire de permis à ses obligations de production de rapports liées aux instruments de garantie financière (p. ex. rapport annuel du solde du compte en fiducie destiné à la CCSN)
• l’enregistrement des détails et la conservation des rapports de conformité en lien avec les instruments de garantie financière
• la surveillance périodique de la validité des instruments de garantie financière du titulaire de permis

Comme l’indique le critère 1.1, la CCSN ne possède pas de système détaillé et consolidé lui permettant d’effectuer un suivi des garanties financières. Ces dernières sont actuellement consignées sur des feuilles de calcul distinctes, gérées de façon inégale par la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) et la Direction générale des services de gestion (DGSG).

En outre, cette méthode reposant sur des feuilles de calcul ne permet pas à la CCSN de préciser les obligations de production de rapports des titulaires de permis en ce qui a trait à leurs instruments de garantie financière, et l’organisation n’a donc pas une vision d’ensemble claire à cet égard. Pour certains instruments de garantie financière, comme les comptes en fiducie et les comptes de garantie bloqués, dans lesquels les titulaires de permis sont tenus de verser des fonds périodiquement, il s’agit d’un détail important à consigner pour déterminer si le compte en question est alimenté proportionnellement aux attentes de la CCSN.

Les entrevues et analyses des processus menées avec des représentants de la DGRO et de la DGSG confirment que la surveillance de la conformité des titulaires de permis à leurs obligations de production de rapports relatives aux garanties financières et la surveillance périodique de la validité continue des garanties financières sont des tâches généralement confiées aux agents de projet de la DGRO. Cependant, les processus et procédures de surveillance à suivre ne sont pas documentés. En outre, les résultats des activités de surveillance (p. ex. examen du relevé annuel du compte en fiducie d’un titulaire de permis) ne sont pas enregistrés dans un système qui favoriserait un meilleur contrôle général des activités de la CCSN liées à la surveillance des garanties financières.

L’absence d’une surveillance continue de la validité des garanties financières des titulaires de permis ne procure pas l’assurance que des ressources financières seront disponibles pour financer le coût d’un déclassement. En outre, il existe un risque que l’information nécessaire pour décider rapidement de puiser dans ces instruments de garantie financière ne soit pas consignée.

Conclusion – Critère 1.2

Les vérificateurs ont constaté que les exigences, processus, procédures, rôles ou responsabilités du personnel de la CCSN en ce qui a trait à la surveillance constante des garanties financières ne sont pas clairement définis.

L’absence d’un processus de surveillance pourrait faire en sorte que la CCSN ne soit pas en mesure de surveiller sur une base continue et avec exactitude la validité des garanties financières des titulaires de permis pour s’assurer qu’ils sont en mesure de financer le coût des activités de déclassement.

Recommandation 3 – Critère 1.2

On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires (DRCIN) de la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) prenne les mesures appropriées pour définir et instaurer les processus et systèmes requis pour soutenir :

• la surveillance de la conformité des titulaires de permis avec leurs obligations de production de rapports liées aux instruments de garantie financière
• l’enregistrement des détails et la conservation des rapports de conformité en lien avec les instruments de garantie financière
• la surveillance périodique de la validité des instruments de garantie financière du titulaire de permis
  

Conclusion générale

Les vérificateurs ont constaté que la valeur des garanties financières était adéquate par rapport aux coûts de déclassement estimés par la Commission, et que la date d’expiration des garanties financières était conforme à la date d’expiration des permis.

Cependant, ils ont également observé que la CCSN n’a pas formulé de définition claire des contrôles internes ou des rôles et responsabilités du personnel de la CCSN liés à la réception, à la validation, à la consignation et à la protection des garanties financières. En outre, la CCSN ne s’est pas dotée d’un système détaillé et consolidé pour assurer le suivi des garanties financières, système qui aiderait la CCSN à définir clairement les exigences, les processus, les procédures, les rôles et les responsabilités du personnel de la CCSN en ce qui a trait à la surveillance continue des garanties financières.

Les résultats de la vérification ont été transmis aux cadres supérieurs de la DGRO, qui agiront en conséquence. On aura ensuite l’assurance raisonnable que des activités de contrôle interne sont élaborées et mises en oeuvre, tout comme la surveillance continue des activités visées par une décision de la Commission.

Le BVE tient à remercier la direction et le personnel pour son appui tout au long de ce travail de vérification.

Annexe A ‒ Critères d’acceptation des garanties financières de la CCSN

La CCSN doit veiller à ce que son ou ses représentants puissent, sur demande, accéder aux fonds requis, ou transférer les fonds en question, si le titulaire de permis est incapable de s’acquitter de ses obligations en matière de déclassement.

Les mesures de financement des travaux de déclassement peuvent reposer sur divers types de garanties financières. L’acceptabilité de ces mesures sera déterminée par la CCSN en fonction des critères suivants : liquidité, valeur garantie, valeur adéquate et continuité.

Liquidité

Les mesures de financement proposées doivent faire en sorte que le titulaire de permis ne puise dans le véhicule financier qu’avec l’approbation de la CCSN, et les paiements faits à des fins de déclassement ne devraient pas être évités, indûment retardés ou compromis pour quelque raison que ce soit.

Valeur garantie

Les titulaires de permis devraient choisir des moyens de financement, des instruments ou des arrangements financiers dont la valeur est entièrement assurée.

Valeur adéquate

Les mesures de financement devraient être liées aux plans de déclassement de l’activité autorisée et suffisantes pour financer ces plans de déclassement.

Continuité

Les mesures de financement requises pour le déclassement doivent être tenues à jour régulièrement. Cela pourrait exiger des renouvellements, des modifications et un remplacement périodiques des titres fournis ou émis pour des durées fixes. Au besoin, pour assurer une couverture continue, les mesures de financement devraient comprendre des dispositions pour des préavis de cessation ou de non-intention de renouvellement.

Annexe B – Sommaire des résultats d’analyse de l’échantillon vérifié

La stratégie de vérification comprenait une analyse détaillée d’un échantillon de garanties financières. Pour chaque garantie financière de l’échantillon, le BVE a confirmé le type de garantie (soit les types particuliers d’instruments qui composent la garantie financière). Ces détails sont résumés pour chaque garantie financière, ci-dessous, dans les colonnes « Sommaire des garanties financières ».

La méthode d’échantillonnage reposait également sur l’analyse des caractéristiques suivantes des garanties financières sélectionnées :

• Valeur adéquate – La valeur de la garantie financière est-elle suffisante pour couvrir les coûts de déclassement, conformément à ce qui a été décidé lors de l’audience de la Commission?

• Continuité – La date d’expiration de la garantie financière est-elle conforme à la date d’expiration du permis?

• Tenue des dossiers – Qui assure le suivi des garanties financières et dans quel système les détails de la garantie financière sont-ils conservés?

• Protection – Les versions originales des instruments de garantie financière (accords à l’appui et documentation) sont-elles conservées?

Les résultats de cette analyse sont résumés sous les colonnes « Observations découlant de la vérification » (ci-dessous):

Nombre	Titulaire de permis	Sommaire des garanties financières						Observations découlant de la vérification
		Montant total des garanties financières(M$)	Instruments de garantie financière à l'appui*
			Lettre de crédit (banque canadienne)	Lettre de crédit (banque non canadienne))	Fonds en fiducie/ Compte de garantie bloqué	Cautionnement	Garantie de l'organisation	Valeur adéquate ($)	Continuité (date d'expiration)	Tenue des dossiers(conditions clés des instruments de garantie financière)	Protection(des versions originales des instruments de garantie financière)
1	Énergie NB	$ 673.1	$ –	$ –	673.1	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Minor issue identified (e.g. key details not maintained in a system of record; scan of document maintained instead of original)
2	CAMECO Corp. - Établissement de Key Lake	$ 218.3	$ 218.3	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
3	CAMECO Corp. - Établissement de Rabbit Lake	$ 202.7	$ 202.7	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Minor issue identified (e.g. key details not maintained in a system of record; scan of document maintained instead of original)
4	CAMECO Corp. - Installation de conversion de Port Hope	$ 128.6	$ 128.6	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
5	CAMECO Corp. - Projet de Cigar Lake	$ 52.3	$ 52.3	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
6	CAMECO Corp. - Établissement de McArthur River	$ 49.2	$ 41.3	$ 7.9	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Minor issue identified (e.g. key details not maintained in a system of record; scan of document maintained instead of original)
7	CAMECO Corp. - Établissement de McArthur River	$ 48.5	$ 42.6	$ 5.9	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)
8	AREVA Resources Canada Inc.	$ 47.6	$ 27.6	$ 20.0	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Minor issue identified (e.g. key details not maintained in a system of record; scan of document maintained instead of original)
9	Nordion Canada Inc.	$ 45.1	$ –	25.1	$ –	20.0	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
10	TRIUMF Accelerators Inc	$ 44.2	$ –	$ –	10.1	$ –	34.1	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)
11	CAMECO Corp - Raffinerie de Blind River	$ 38.6	$ 38.6	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)
12	RIO ALGOM Ltd	$ 32.7	$ 32.7	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
13	CAMECO FUEL Manufacturing Inc. (OU Zircatec Precision Industries Inc.)	$ 19.5	$ 19.5	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
14	McMaster University	$ 14.3	$ –	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)
15	Candu Energy Inc.	$ 10.8	$ –	$ –	$ –	10.8	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé
16	Saskatchewan Research Council	$ 8.7	$ –	$ –	$ 8.7	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
17	Centre canadien de rayonnement synchrotron incorporé	$ 7.5	$ 7.5	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
18	Université de l'Alberta5.8	$ 5.8	$ –	$ –	5.8	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)
19	École Polytechnique de Montréal	$ 2.8	$ 1.4	$ –	1.2	$ –	$ 0.2	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Significant issue identified (e.g. FG instruments not available to auditors)
20	EWL Management LTD	$ 2.8	$ 2.8	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
21	BEST THERATRONICS	$ 1.8	$ 0.2	$ 1.6	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
22	Barrick Gold Corp	$ 1.8	$ 1.8	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
23	Energy Solutions Canada Corp	$ 1.0	$ –	$ –	$ –	$ 1.0	$ –	Information non disponible aux fins d'examen	Information non disponible aux fins d'examen	Information non disponible aux fins d'examen	Information non disponible aux fins d'examen
24	SRB Technologies (Canada) Inc.	$ 0.7	$ –	$ –	$ 0.7	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Observation positive; aucun problème relevé
25	Mississauga Metals & Alloys	$ 0.0	$ 0.0	$ –	$ –	$ –	$ –	Observation positive; aucun problème relevé	Observation positive; aucun problème relevé	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)	Problème mineur relevé (p. ex. Détails clés non conservés dans un système de tenue de dossiers; version numérisée d'un document conservée au lieu de l'original)
	Total	$ 1,658.4	$ 817.9	$ 60.5	$ 710.5	$ 31.8	$ 37.7
	% Distribution	100%	49%	49%	43%	2%	2%

Résultats de l’échantillon de vérification

Les vérificateurs ont analysé 51 instruments de garantie financière comprenant :

• toutes les lettres de crédit (39) qui ont été remises à l’équipe de vérification

• d’autres instruments sélectionnés (12), incluant les cautionnements et les accords de fiducie.

Les résultats de l’échantillon ont été résumés par titulaire de permis.^{Footnote 1} (25), et chaque permis pouvait comprendre plusieurs instruments.

L’équipe de vérification n’a pas été en mesure d’évaluer un titulaire de permis (Energy Solutions Canada Corp.), puisque l’approbation des instruments de garantie financière concernant ce permis était toujours en cours au moment de la vérification, réduisant ainsi la taille de l’échantillon à 24.

Valeur adéquate ‒ Pour toutes les garanties financières de l’échantillon (24 sur 24; 100 %), la valeur de la garantie financière était jugée suffisante pour couvrir les coûts du déclassement, tels qu’acceptés par la Commission.

Continuité – Pour toutes les garanties financières de l’échantillon (24 sur 24; 100 %), la date d’expiration de la garantie financière était conforme à la date d’expiration du permis.

Tenue de dossiers – Dans la majorité des cas étudiés (23 sur 24; 96 %), certains détails clés des garanties financières de l’échantillon n’ont pas été consignés ou tenus à jour dans le répertoire des garanties financières sur feuille de calcul de la CCSN. Les lacunes suivantes ont été observées :

• absence de relevé ventilé des accords et documents qui composent la garantie financière (p. ex. liste détaillée de toutes les lettres de crédit et de leurs modifications)

• les obligations de déclaration des titulaires de permis ne sont pas consignées (p. ex. obligation du titulaire de permis de remettre un relevé annuel du solde de son compte en fiducie)

Protection – Pour environ 40 % des garanties financières de l’échantillon (10 sur 24; 42 %), le BVE n’a pas été en mesure d’accéder au dossier complet des documents originaux qui étayent la garantie financière. Dans les cas où le BVE a pu consulter les versions originales des documents, on constate que les dossiers étaient conservés à différents endroits, comme au Bureau des documents de la CCSN ou dans des classeurs se trouvant dans des locaux de la DGSG ou de la DGRO.

Dans un cas (1 sur 24; 0,05 %), le BVE n’a retrouvé aucune version (ni numérisée, ni originale) d’une modification à une lettre de crédit étayant une garantie financière. Cette observation est soulignée dans le tableau ci-dessus.

Annexe C – Recommandations et plans d’action de la direction découlant de la vérification

Recommendations	Bureau de première responsabilité (BPR)	Réponse et plan d’action de la direction	Date d’achèvement prévue
1. On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires (DRCIN) de la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) prenne les mesures appropriées pour établir et tenir à jour un répertoire exhaustif des instruments de garantie financière qui étayent les garanties financières des titulaires de permis.	Directeur (DDD)	La direction accepte cette recommandation. En 2016, le personnel de la DGSG et de la DGRO a commencé à produire un répertoire exhaustif (feuille de calcul Excel) de toutes les garanties financières en vigueur. L’information figurant dans cette liste comprend le montant de la garantie, les instruments employés (avec numéro e-Doc) et la date d’expiration. Le directeur de la Division des déchets et du déclassement (DDD) sera responsable du répertoire, comme le précise le document de processus décrivant l’examen et la surveillance des garanties financières.	Achevé (document de processus approuvé en mars 2018)
2. On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires (DRCIN) de la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) prenne les mesures appropriées pour définir des contrôles internes, incluant les rôles et les responsabilités, et les mettre en oeuvre, et pour instaurer un système qui favoriserait l’exhaustivité et l’uniformité des activités suivantes :	Directeur général, DRCIN	La direction accepte cette recommandation, dont la majeure partie a déjà été mise en oeuvre.
a) la réception des instruments de garantie financière originaux des titulaires de permis .		a) La réception des instruments de garantie financière originaux des titulaires de permis fera l’objet d’un suivi dans la Banque d’information réglementaire (BIR) par le personnel de la DGRO, comme le précise le document de processus décrivant l’examen et la surveillance des garanties financières.	a) Achevé (document de processus approuvé en mars 2018)
b) la validation des instruments de garantie financière par rapport à l’orientation ou la décision de la Commission ou du fonctionnaire désigné		b) La validation des instruments de garantie financière par rapport à l’orientation ou la décision de la Commission ou du fonctionnaire désigné sera effectuée dans la BIR par le personnel responsable des permis, comme le précise le document de processus décrivant l’examen et la surveillance des garanties financières.	b) Achevé (document de processus approuvé en mars 2018)
c) la consignation des détails des instruments de garantie financière (p.ex. montants, modalités, dates d’expiration, obligations permanentes du titulaire de permis en matière de production de rapports)		c) Le répertoire existant (feuille de calcul Excel) de toutes les garanties financières en vigueur comprend le montant de la garantie, les instruments employés (avec numéro e-Doc) et la date d’expiration de l’instrument. Les obligations de déclaration sont saisies dans les manuels des conditions de permis (MCP) et dans le document REGDOC-3.1.2, Exigences relatives à la production de rapports pour les installations de catégorie I non productrices de puissance; le suivi de toutes les exigences à cet égard relève des agents de projet chargés des permis et s’effectue dans la BIR.	c) 31 déc. 2018, soit la date de mise en oeuvre du REGDOC-3.1.2
d) la conservation en toute sécurité des ententes et des instruments de garantie financière originaux		d) Le personnel de la DGRO et de la DGSG rencontrera le personnel du Bureau des documents afin de créer un organe d’archivage centralisé pour protéger les versions originales des instruments de garantie financière et des accords. Le document de processus sera mis à jour afin d’indiquer que les originaux doivent être envoyés à l’organe d’archivage centralisé.	d) 30 septembre 2018
3. On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires (DRCIN) de la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) prenne les mesures appropriées pour définir et instaurer les processus et systèmes requis pour soutenir : la surveillance de la conformité du titulaire de permis avec ses obligations de déclaration liées aux instruments de garantie financière l’enregistrement des détails et la conservation des rapports de conformité en lien avec les instruments de garantie financière la surveillance périodique de la validité des instruments de garantie financière du titulaire de permis	Directeur général, DRCIN	La direction accepte cette recommandation. Une partie de cette recommandation a été instaurée au moyen du document de processus sur les garanties financières. La surveillance périodique desinstruments de garantie financière se concrétisera avec la mise en oeuvre du document REGDOC-3.1.2. En vertu du MCP et du REGDOC-3.1.2, les titulaires de permis doivent produire des rapports annuels sur la validité de leurs garanties financières. Le suivi de toutes les exigences en matière de production de rapports relève des agents de projet chargés des permis et s’effectue au moyen de la BIR, comme le précise le document de processus. Les résultats relatifs à la conformité sont rapportés périodiquement dans les rapports de surveillance réglementaire (RSR).	31 déc. 2018, soit la date de mise en oeuvre du REGDOC-3.1.2