Commission canadienne du sûreté nucléaire
Vérification - Approvisionnement et contrats
Table des matières
Constatations et recommandations
Constatation no 1 : Surveillance et déclaration
Constatation no 2 : Mesure du rendement
Constatation no 3 : Comité d’examen des contrats et évaluation après exécution
Réponse de la direction aux recommandations issues de la vérification
Sommaire
Contexte
La Vérification des approvisionnements et des contrats fait partie du Plan de vérification axé sur le risque : 2008-2009 à 2010-2011, adopté par la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN). La CCSN est assujettie au cadre législatif et aux politiques de passation de marchés du gouvernement du Canada, y compris la Loi sur la gestion des finances publiques, le Règlement sur les marchés de l’État, la Politique sur les marchés et les Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés. Des pratiques d’approvisionnement efficaces sont un indicateur clé d’une bonne intendance dans le Cadre de responsabilisation de gestion du gouvernement.
Au sein de la CCSN, les activités en matière d’approvisionnement et de contrats relèvent de la responsabilité du Service de gestion des contrats (SGM) de la Direction des finances et de l’administration. Pour l’année civile 2008, la CCSN a adjugé 1 564 contrats de divers types – contrats concurrentiels et non concurrentiels, commandes d’achat local, offres à commande, et services d’aide temporaire – pour une valeur totale de 22 710 850 $.
Objectifs de la vérification
Les objectifs de la vérification étaient les suivants :
- Démontrer au président et à la haute direction que la fonction d’approvisionnement et de passation de marchés de la CCSN s’accomplit de façon efficace et économique, et qu’elle comporte des mesures de contrôle efficaces.
- Établir si les pratiques en matière d’approvisionnement et de contrats de la CCSN sont conformes aux politiques, aux lois et aux règlements de la CCSN et du gouvernement fédéral.
La portée de la vérification incluait l’examen des éléments suivants :
- contrôles mis en place par la CCSN en matière d’approvisionnement et de contrats;
- transactions d’approvisionnement et de passation de marchés sélectionnées avec des fournisseurs externes, en mettant l’accent sur les transactions à risque élevé pour la période allant du 1er avril 2008 au 31 décembre 2008;
- dossiers, processus et systèmes de passation de marchés se rapportant aux transactions du point précédent, en vue d’en vérifier la conformité avec les lois, règlements et politiques du gouvernement fédéral et de la CCSN.
Conclusion
Les contrôles de gestion ont efficacement assuré la conformité aux exigences législatives se rapportant aux activités de passation de marchés. La vérification n’a révélé aucune incidence de non-conformité de la CCSN en lien avec le cadre législatif et les politiques du gouvernement du Canada pour les activités d’approvisionnement et de passation de marchés.
Relativement à ses activités d’approvisionnement et de passation de marchés, la CCSN dispose de certains éléments clés caractéristiques d’un cadre efficace de contrôle de gestion :
- De façon générale, les politiques et procédures de la CCSN correspondent aux exigences législatives et aux politiques du gouvernement.
- Les rôles et les responsabilités du personnel du SGM et des gestionnaires de la CCSN sont clairement définis.
- Le personnel dispose d’un accès rapide à une information suffisante concernant les processus et les méthodes de passation des contrats.
- La communication au sein du SGM est efficace.
- La formation offerte au personnel du SGM est adéquate.
La vérification a mis en lumière des possibilités d’amélioration concernant la gestion et la surveillance des activités d’approvisionnement et de passation de marchés :
- La surveillance et la déclaration des activités de passation de marchés devraient être améliorées en vue d’assurer la transparence et la responsabilisation.
- Un cadre de mesure du rendement devrait être créé et mis en place en vue de démontrer que l’importance voulue est accordée à l’efficacité, à l’efficience et à l’économie des activités de passation de marchés.
- Un comité d’examen des contrats devrait être formé en vue d’assurer une surveillance effective et un examen critique des activités de passation de marchés.
- Un processus d’évaluation après exécution du contrat devrait être mis en place dans le but d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix.
- Un cadre formel et documenté de gestion des risques, semblable à l’Approche axée sur le risque en matière d’approvisionnement et de contrats actuellement proposée, devrait être mis en place en vue d’assurer que les risques associés aux contrats à risque élevé sont définis, évalués, atténués, surveillés et déclarés.
- Tous les gestionnaires de la CCSN devraient recevoir une formation sur la planification des achats, la formulation des exigences et l’administration des contrats.
En raison du manque de données qualitatives et quantitatives sur le rendement, l’équipe de vérification n’est pas en mesure de conclure si les activités d’approvisionnement et de passation de marchés de la CCSN sont efficaces et économiques. La mise en œuvre des recommandations contenues dans le présent rapport témoignerait de l’importance accordée à l’économie et à l’efficience des opérations, apporterait un soutien au processus décisionnel des gestionnaires de la CCSN et permettrait d’évaluer les opérations.
Contexte
La Vérification des approvisionnements et des contrats fait partie du Plan de vérification axé sur le risque : 2008-2009 à 2010-2011, adopté par la CCSN.
Au sein du gouvernement canadien, les activités d’approvisionnement et de passation de marchés sont régies par un cadre législatif et stratégique qui comprend la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les Règlements sur les marchés de l’État, la Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés du SCT. La Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) fait partie des établissements publics désignés à l’Annexe II de la LGFP et, à ce titre, est soumise au cadre législatif et aux politiques du gouvernement du Canada sur l’approvisionnement et les contrats.
Le gouvernement a créé un Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) qui formule les attentes liées à une bonne gestion des services publics. Le SCT procède régulièrement à des évaluations des ministères et organismes gouvernementaux concernant le CRG. Un des dix éléments composant le CRG est la Gérance, et un indicateur clé d’une saine gérance est l’approvisionnement efficace – « Une approche équilibrée d’un système d’approvisionnement efficace, effectif et économique contribue à l’exécution fructueuse des programmes et à l’atteinte des objectifs du gouvernement. » La question clé posée lors des évaluations du CRG est de savoir si l’organisation administre efficacement ses activités d’approvisionnement.
Au sein de la CCSN, les activités en matière d’approvisionnement et de contrats relèvent de la responsabilité du Service de gestion des contrats (SGM) de la Direction des finances et de l’administration. Les politiques, pratiques et procédures du SGM sont réglées sur les exigences législatives et les politiques du gouvernement. Le SGM utilise l’éventail des méthodes et outils d’approvisionnement mis à sa disposition par le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Au sein de la CCSN, l’acquisition de produits et de services se fait par le biais de divers types de contrats : contrats concurrentiels et non concurrentiels, offres à commande et commandes d’achat local. L’acquisition de services professionnels fait partie intégrante des activités de la CCSN. Durant l’année civile 2008, la CCSN a adjugé 1 564 contrats de divers types, pour une valeur totale de 22 710 850 $.
Contrats, 1er janvier au 31 décembre 2008 |
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Catégorie |
Contrats |
Valeur |
Total |
Concurrentiels – < 25 000 $ |
5 |
83 112 $ |
|
Concurrentiels – entre 25 000 $ et 200 000 $ |
38 |
3 072 922 $ |
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Concurrentiels – 200 000 $ et + |
5 |
1 712 927 $ |
4 868 961 $ |
Non concurrentiels – < 25 000 $ |
233 |
2 584 932 $ |
|
Non concurrentiels – > 25 000 $ |
15 |
658 285 $ |
3 243 217 $ |
Commandes d’achat local – < 5000 $ |
732 |
895 557 $ |
|
Commandes d’achat local – > 5000 $ |
147 |
2 247 457 $ |
3 143 014 $ |
Offres à commandes – < 5000 $ |
144 |
249 423 $ |
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Offres à commandes – > 5000 $ |
167 |
8 059 584 $ |
8 309 007 $ |
Aide temporaire – < 25 000 $ |
35 |
402 565 $ |
|
Aide temporaire – > 25 000 $ |
43 |
2 744 086 $ |
3 146 651 $ |
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1564 |
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22 710 850 $ |
Définitions :
Contrat concurrentiel – Le processus utilisé pour l’appel d’offres met l’accent sur l’accessibilité, la concurrence et l’équité, assurant ainsi qu’un nombre raisonnable et représentatif de fournisseurs potentiels est en mesure de soumissionner (p. ex., MERX, ACAN)
Contrat non concurrentiel – Tout contrat pour lequel il n’y a pas d’appel d’offres ou, si un appel d’offres a été lancé, les conditions permettant de passer un contrat concurrentiel n’ont pas été remplies. Le Règlement sur les marchés de l’État permet à l’autorité contractante de passer des contrats non concurrentiels lorsque :
- il s’agit d’un besoin pressant pour lequel un délai serait contraire à l’intérêt public;
- la dépense estimée ne dépasse pas 25 000 $;
- la nature du travail implique qu’il ne serait pas dans l’intérêt public de lancer un appel d’offres;
- seule une personne ou entreprise est en mesure d’exécuter le contrat.
Offre à commandes – Une offre de la part d’un fournisseur potentiel de fournir des produits, des services ou les deux, selon une structure de prix et conformément aux modalités et conditions stipulées dans l’offre à commandes préparée par l’entremise de TPSGC.
Commande d’achat local – Demandes non concurrentielles servant à l’achat de produits et services (p. ex., séances d’encadrement, rembourrage de meubles) jusqu’à une valeur maximale de 25 000 $.
Objectifs de la vérification
Objectifs
Les objectifs de la vérification étaient les suivants :
- Démontrer au président et à la haute direction que la fonction d’approvisionnement et de passation de marchés de la CCSN s’accomplit de façon efficace et économique, et comporte des mesures de contrôle efficaces.
- Établir si les pratiques liées à l’approvisionnement et à la passation de marchés de la CCSN sont conformes aux politiques, aux lois et aux règlements de la CCSN et du gouvernement fédéral.
Portée
La portée de la vérification incluait l’examen des éléments suivants :
- contrôles mis en place par la CCSN en matière d’approvisionnement et de contrats;
- transactions d’approvisionnement et de passation de marchés avec des fournisseurs externes sélectionnées, en mettant l’accent sur les transactions à risque élevé, pour la période allant du 1er avril 2008 au 31 décembre 2008;
- systèmes, processus et dossiers de passation de marchés sélectionnés en vue d’en vérifier la conformité avec les lois, règlements et politiques du gouvernement fédéral et de la CCSN.
L’échantillon ayant servi à la vérification comportait l’examen de 82 contrats d’une valeur totale de 3 372 000 $, tel qu’on le décrit ci-après :
| Échantillon de vérification Période vérifiée : 1er avril au 31 décembre 2008 Valeur totale des contrats pour la période : 14 593 000 $ |
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Nombre de contrats vérifiés |
|
Valeur des contrats vérifiés (000 $) |
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Type de contrat |
Ensemble statistique |
Échantillon |
% vérifié |
|
Ensemble statistique |
Échantillon |
% vérifié |
Concurrentiel |
43 |
9 |
21 % |
|
4 237 $ |
1 680 $ |
40 % |
Non concurrentiel |
179 |
50 |
28 % |
|
2 101 |
920 |
44 % |
CAL > 5 000 $ |
67 |
12 |
18 % |
|
760 |
215 |
28 % |
Offre à commandes > 5 000 $ |
107 |
7 |
7 % |
|
5 448 |
413 |
8 % |
Aide temporaire |
53 |
4 |
8 % |
|
2 047 |
144 |
7 % |
Constatations et recommandations
La compétence législative de passer des contrats a été déléguée à la CCSN. La vérification n’a pas mis en lumière de situation de non-conformité dans l’utilisation des pouvoirs financiers au sens des articles 32, 33 ou 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. La CCSN a mis en place une Politique interne de passation de marchés qui respecte les exigences de la Politique sur les marchés du SCT. Au sein de la CCSN, la structure organisationnelle et les fonctions et responsabilités se rapportant aux activités de passation de marchés sont clairement définies et documentées dans les documents de l’organisme. Des renseignements adéquats concernant les processus d’approvisionnement et de passation de marchés peuvent être aisément obtenus par les gestionnaires de la CCSN. La communication interne est efficace au sein du SGM et un programme de formation à l’intention de son personnel a été mis sur pied. Le SGM utilise les mécanismes d’approvisionnement et de passation de marchés du gouvernement dans la mesure du possible. Les pratiques de la CCSN en matière de passation de marchés sont conformes aux pratiques recommandées dans la politique du CT.
La vérification a mis en lumière des possibilités d’amélioration dans cinq domaines de la gestion de l’approvisionnement et des contrats à la CCSN.
Constatation no 1 : Surveillance et déclaration
La CCSN respecte les exigences de divulgation proactive de la Politique sur les marchés du SCT. La politique exige la divulgation publique des contrats et des modifications de plus de 10 000 dollars qui leur sont apportées et ce, sur une base trimestrielle. Conformément à la politique, la CCSN soumet ces rapports trimestriels au Conseil du Trésor et publie, dans son site Internet, les listes des contrats qu’elle conclut et de leurs modifications.
Pendant la vérification, on s’attendait à trouver la preuve d’une surveillance officielle de la fonction de passation de marchés, notamment des procédures et des mécanismes d’assurance de la qualité, un examen par le superviseur des dossiers gérés par les responsables des contrats, des mécanismes d’examen par les pairs, et des rapports présentés régulièrement à la direction sur l’importance et le type des contrats conclus.
La vérification a révélé que les procédures administratives se rapportant à la fonction de passation de marchés ne comportent pas d’étapes formelles et documentées d’assurance de la qualité. La vérification a examiné un échantillon des dossiers de contrats pour la période d’avril à décembre 2008. Dans 22 % des dossiers examinés, des erreurs ou des omissions administratives ont été notées. Les erreurs ou omissions constatées portaient notamment sur l’absence de l’énoncé de travail, de la justification des modifications ou des autorisations requises, sur des redondances et sur des erreurs de codage. Prise isolément, aucune de ces erreurs ou omissions n’avait de conséquences importantes ou même substantielles, mais le risque est présent qu’une telle erreur ou omission importante puisse se produire. Le nombre d’exceptions noté indique que les pratiques actuelles de contrôle de la qualité de la fonction de passation de marchés ne suffisent pas à atténuer les risques inhérents.
L’attention portée aux politiques et aux procédures administratives diminue les risques pour la CCSN et le SGM. Les politiques et les procédures font partie de la stratégie globale d’atténuation des risques de la CCSN se rapportant aux activités de passation de marchés. Les membres du SGM devraient documenter adéquatement leurs démarches et leurs décisions afin d’assurer la transparence et la responsabilisation des activités de passation de marchés.
Au chapitre de la déclaration, la vérification a constaté que la déclaration des activités d’approvisionnement et de passation de marchés consiste à produire des rapports trimestriels présentés à des organismes externes en vue de se conformer aux exigences de divulgation proactive. Les rapports présentés aux gestionnaires des programmes et des directions générales, ainsi qu’à la haute direction de la CCSN, sont peu fréquents et présentent un caractère ponctuel. On attendrait d’un cadre de surveillance et de déclaration qu’il comporte la présentation régulière de rapports précisant l’envergure et les types d’activités en matière d’approvisionnement et de contrats. De tels mécanismes formels et documentés de déclaration ne sont pas en place pour soutenir le processus décisionnel des gestionnaires.
Le Comité d’examen des contrats projeté aurait pour fonction de constituer le principal véhicule de déclaration des activités de passation de marchés auprès de la direction de la CCSN. Le cadre de référence du comité comporterait des directives se rapportant à la présentation à la direction de rapports sur les activités d’approvisionnement et de passation de marchés.
Recommandation
Le SGM doit voir à ce que des mécanismes efficaces de contrôle de la qualité soient mis en place en vue d’assurer que les dossiers se rapportant aux contrats sont gérés en conformité avec les politiques et les procédures en vigueur et que les démarches et les décisions font l’objet d’une documentation appropriée, ce qui implique de préciser clairement l’information à inscrire dans les dossiers des contrats et de procéder à des examens réguliers du contrôle de la qualité de ces dossiers dans le contexte d’une approche axée sur les risques.
Les mécanismes de déclaration envisagés dans le cadre de référence proposé se rapportant au Comité d’examen des contrats doivent être créés et mis en œuvre.
Constatation no 2 : Mesure du rendement
La vérification aurait dû révéler des renseignements quantitatifs et qualitatifs sur le rendement permettant de démontrer l’efficacité, l’efficience et le souci d’économie des activités d’approvisionnement et de passation de marchés. Les vérificateurs s’attendaient à trouver les données et les renseignements décrits ci-après :
- objectifs d’approvisionnement et de passation de marchés, en lien avec les objectifs stratégiques de la CCSN;
- données sur la productivité; quantité et qualité des résultats;
- indicateurs, mesures et rapports sur le rendement;
- niveaux et normes de service;
- coûts;
- points de référence, normes.
Certaines données qualitatives se rapportant au niveau de service et à la qualité des résultats du SGM ont été obtenues par le biais d’entrevues avec des clients internes du SGM :
- Dans les entrevues, les clients du SGM se déclarent pour la plupart généralement satisfaits des services reçus.
- Les clients n’ont exprimé aucune inquiétude concernant la fiabilité, l’exactitude ou la rapidité de prestation des services.
- Rien n’indiquait que le SGM ou le processus de passation de marchés entrave indûment la conduite des activités de la CCSN.
La vérification a révélé que les objectifs des activités d’approvisionnement et de passation de marchés n’ont pas été spécifiés. Le SGM ne vérifie pas le degré de satisfaction du client.
La vérification n’a pas trouvé de données quantitatives en nombre suffisant pour démontrer l’efficacité, l’efficience ou le souci d’économie des activités d’approvisionnement et de passation de marchés. La vérification aurait dû trouver des indicateurs de rendement et des outils de mesure évaluant les délais et les coûts associés aux divers types de contrats, ainsi que des évaluations de la productivité du personnel et de la satisfaction des clients.
- Le SGM ne dispose pas de données faciles à consulter et en quantité suffisante en ce qui concerne les coûts ou la productivité.
- Les indicateurs de rendement et les outils de mesure n’ont pas été définis pour le programme.
- Les gestionnaires de la DFA, de la DGSG ou de la CCSN ne reçoivent pas de rapports sur le rendement.
- Des normes de service limitées ont été établies relativement aux contrats de services. Les normes établies ne sont pas suffisantes pour évaluer adéquatement l’efficacité, l’efficience et le souci d’économie. Des références ou des normes adéquates n’ont pas été établies concernant la productivité, les coûts, les délais, etc.
Recommandation
Un cadre formel et documenté de mesure du rendement doit être mis en place afin de permettre l’évaluation de l’efficacité et de l’efficience de la fonction de passation de marchés et de soutenir le processus décisionnel des gestionnaires. Ce cadre doit comporter des objectifs et des résultats discernables; des indicateurs de rendement suffisants et adéquats; des méthodes de collecte des données sur le rendement; et des mécanismes de surveillance et de déclaration des données sur le rendement.
Constatation no 3 : Comité d’examen des contrats et évaluation après exécution
La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor recommande que les autorités contractantes établissent un mécanisme formel d’évaluation des activités de passation de marchés. Dans le but de se conformer à cette recommandation, la CCSN a créé un Comité pilote d’examen des contrats (CEM); le CEM a cependant cessé d’être actif depuis le début de 2008.
Le cadre de référence d’un CEM permanent, incluant les leçons tirées du projet de CEM pilote, a été préparé et est en attente d’approbation. Le cadre de référence précise le contexte de déclaration, le mandat, la composition, les critères d’examen des contrats, ainsi que les rôles et les responsabilités au sein du CEM. Le cadre de référence du CEM s’appuierait sur une approche axée sur les risques se rapportant aux activités d’approvisionnement et de passation de marchés (voir la Constatation no 4 pour plus de détails).
Un CEM actif et efficace jouerait un rôle important de surveillance et de stimulation en vue de s’assurer que les risques liés aux contrats sont gérés de façon appropriée; le CEM jouerait aussi un rôle clé à l’égard de la présentation de rapports à la direction.
La Politique sur les marchés du CT recommande que les autorités contractantes procèdent à des évaluations après exécution des travaux. La section 16.11.8 de la Politique du CT stipule qu’« à l’achèvement du marché, l’autorité contractante devrait évaluer le travail exécuté par le consultant ou le professionnel ».
Cette évaluation doit inclure des renseignements comme la qualité d’exécution du travail, l’efficacité du consultant ou du professionnel à bien gérer les délais et les ressources, l’analyse des coûts associés au travail et de la valeur estimée reçue, l’administration du contrat, etc.
La CCSN ne dispose pas d’un processus formel d’évaluation après exécution. La vérification a révélé que certains gestionnaires procèdent de leur propre initiative à des évaluations informelles en vue d’estimer la qualité des services reçus.
Recommandation
La CCSN devrait mettre en place le CEM proposé afin de respecter la recommandation du CT relativement à un mécanisme formel d’évaluation et d’assurer la surveillance effective des activités de passation de marchés.
Dans le but de garantir le meilleur rapport qualité/prix des contrats, la CCSN devrait aussi mettre en place un processus formel d’évaluation après exécution du contrat, conformément à la recommandation de la Politique sur les marchés du CT, ce qui pourrait se faire dans le cadre du mandat du CEM.
Constatation no 4 : Gestion des risques
La vérification a révélé qu’un cadre formel et documenté de gestion des risques associés aux activités d’approvisionnement et de passation de marchés n’a pas encore été mis en place. Lors de la vérification, aucun processus documenté d’évaluation des risques n’était en place. À ce moment, la gestion des risques consistait principalement à se fier aux méthodes et procédures en place, à utiliser les systèmes d’approvisionnement approuvés par le gouvernement et à respecter les limites fixées pour les pouvoirs délégués de signer des documents financiers. Les risques associés aux transactions individuelles étaient gérés de façon informelle par le personnel du SGM et les gestionnaires de la CCSN.
Dans le but de répondre aux besoins liés à une approche plus formelle et globale de la gestion des risques en matière de passation de marchés, le SGM a ébauché une Approche axée sur les risques (AAR) pour les activités d’approvisionnement et de passation de marchés. Cette AAR fait partie de l’approche globale proposée se rapportant à la gestion des risques en matière de passation de marchés de la CCSN conjointement avec la création d’un Comité d’examen des contrats. L’AAR a également pour objectif d’assurer une plus grande conformité avec la politique du gouvernement sur la gestion des risques en matière de passation de marchés.
Recommandation
La CCSN devrait mettre en œuvre un cadre formel et documenté de gestion des risques relativement aux contrats à risque élevé. La direction s’assurera que l’Approche axée sur les risques projetée comporte des procédures suffisantes pour identifier, évaluer, atténuer, surveiller et déclarer les risques.
Constatation no 5 : Formation sur les Notions fondamentales de gestion
La Politique sur les marchés du CT reconnaît que la modification des contrats est parfois prudente et nécessaire, tout en recommandant cependant que de telles modifications soient évitées dans la mesure du possible.
Lors de la vérification, un grand nombre de modifications aux contrats a été noté : 36 modifications de divers types ont été trouvées dans les 82 dossiers de l’échantillon. Parmi ces 36 modifications, la moitié portait sur des prolongations ou sur des modifications à la formulation des contrats, sans aucune répercussion monétaire. L’autre moitié portait sur des changements de la portée du contrat, avec des répercussions financières; cependant, les montants impliqués étaient peu importants. Les modifications sont monnaie courante dans le monde des affaires, mais si elles n’étaient pas aussi fréquentes, la CCSN pourrait atteindre une plus grande efficacité dans la fonction de passation de marchés. Une formation ou une sensibilisation accrue au sein de l’organisation contribuera à diminuer l’incidence des modifications. Il n’y a pas actuellement de formation formelle obligatoire pour les gestionnaires de la CCSN en matière de pratiques, de planification et de gestion des activités d’approvisionnement et de passation de marchés. Il est prévu qu’un module sur la passation de marchés soit ajouté au programme de formation sur les Notions fondamentales de gestion et qu’il soit dispensé à tous les gestionnaires de la CCSN.
Les modifications apportées aux contrats sont susceptibles d’amener des coûts administratifs plus élevés et de nuire à l’efficacité de la fonction de passation de marchés.
Recommandation
La Direction générale des services de gestion doit voir à ce qu’un module de passation de marchés traitant adéquatement de la planification des approvisionnements, de la formulation des exigences et de la gestion des contrats soit inclus dans le programme de formation sur les Notions fondamentales de gestion.
Conclusion
Les processus de contrôle administratif ont assuré avec efficacité la conformité aux exigences législatives en matière de passation de marchés. La vérification n’a révélé au sein de la CCSN aucune situation de non-conformité avec le cadre législatif et les politiques du gouvernement du Canada relativement aux activités d’approvisionnement et de passation de marchés.
La CCSN dispose actuellement de certains éléments clés caractéristiques d’un cadre efficace de contrôle administratif en matière d’approvisionnement et de passation de marchés :
- Les politiques et procédures de la CCSN sont, de façon générale, conformes aux exigences législatives et les politiques du gouvernement.
- Les rôles et les responsabilités des membres du SGM et des gestionnaires de la CCSN sont clairement définis.
- Le personnel dispose d’un accès rapide à une information suffisante concernant les processus et les méthodes de passation de marchés.
- La communication au sein du SGM est efficace.
- La formation offerte au personnel du SGM est adéquate.
La vérification a mis en lumière des possibilités d’amélioration concernant la gestion et la surveillance des activités d’approvisionnement et de passation de marchés :
- La surveillance et la déclaration des activités de passation de marchés devraient être améliorées en vue d’assurer la transparence et la responsabilisation.
- Un cadre de mesure du rendement devrait être créé et mis en place en vue de démontrer que l’importance voulue est accordée à l’efficacité, à l’efficience et à l’économie des activités de passation de marchés.
- Un comité d’examen des contrats devrait être formé en vue d’assurer une surveillance effective et un examen critique des activités de passation de marchés.
- Un processus d’évaluation après exécution du contrat devrait être mis en place dans le but d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix.
- Un cadre formel et documenté de gestion des risques, semblable à l’Approche axée sur le risque en matière d’approvisionnement et de contrats actuellement proposée, devrait être mis en place en vue de s’assurer que les risques associés aux contrats à risques élevés sont définis, évalués, atténués, surveillés et déclarés.
- Tous les gestionnaires de la CCSN devraient recevoir une formation sur la planification des achats, la formulation des exigences et la gestion des contrats.
Le manque de données disponibles sur le rendement ne permet pas de conclure dans quelle mesure les activités d’approvisionnement et de passation de marchés de la CCSN sont efficaces et économiques. La mise en œuvre des recommandations contenues dans le présent rapport, notamment en ce qui concerne la création et la mise en œuvre d’un cadre de mesure du rendement, témoignerait de l’importance accordée à l’économie et à l’efficience des opérations, soutiendrait le processus décisionnel des gestionnaires de la CCSN et permettrait d’évaluer les opérations.
Réponse de la direction aux recommandations issues de la vérification
